Privacyverklaring Gezellen van ’t Groot Volk vzw
Welkom!
Wij vinden de privacy van jouw persoonsgegevens belangrijk!
Daarom volgen wij de regels die hiervoor van toepassing zijn[1] en willen wij in dit document duidelijk en transparant weergeven hoe uw persoonsgegevens verwerken.
Wat is dat nu juist: persoonsgegevens verwerken?
Met persoonsgegevens bedoelt men alle informatie die hoort bij een bepaalde natuurlijke persoon (zoals jij en ik): je naam en voornaam, je adres, je bloedgroep, je seksuele geaardheid, religie, telefoonnummer, gsm-nummer, enz.
Met verwerken bedoelt men het verzamelen, opslaan, gebruiken,… van deze persoonsgegevens.
Wij verwerken in onze vereniging dus een aantal persoonsgegevens. Dat doen wij niet zomaar. Wij gebruiken ze voor de goede werking en uitbouw van onze vereniging.
Hoe kan je ons contacteren?
Heb je vragen of opmerkingen? Aarzel niet en neem onmiddellijk contact met ons op.
| Gezellen van’ t Groot Volk vzw |
| Lispersteenweg 74 |
| 2500 Lier |
| privacy@gezellenvantgrootvolk.be |
| Ondernemingsnummer 0535 618 459 |
Wist je deze privacyverklaring regelmatig wordt bijgewerkt?
Welke persoonsgegevens verwerken wij, wat is hiervoor de rechtsgrond en hoe gaan we ermee om?
Wij hebben het voor u samengevat.
1. Leden en bestuur
2. Vrijwilligers
3. Deelnemers aan activiteiten en figuranten
4. Sponsors
| Dataregister Gezellen van ’t Groot Volk vzw Leden en bestuur
|
| Groep van personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door de vereniging (kruis aan wat van toepassing is)
|
Leden (feitelijke vereniging) | Sponsors // schenkers | ||
| x | Werkende leden (vzw) | Sympathisanten | ||
| Toegetreden leden (vzw) | Leveranciers | |||
| Vrijwilligers | Websitegebruikers | |||
| x | Bestuurders | Abonnees | ||
| Deelnemers activiteiten | … | |||
| Rechtsgrond (schrappen wat niet past)
Noodzakelijkheid wegens contract en Wet/reglement
|
||||
| Welke persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is) |
x | Naam | ||
| x | Rijksregisternummer | x | Nationaliteit | |
| Nummer identiteitskaart | x | Aanvang lidmaatschap | ||
| x | Adres | x | Einde lidmaatschap | |
| x | E-mailadres | x | Functie binnen de vereniging | |
| x | Telefoonnummer | |||
| x | GSM | |||
| x | Geboortedatum | Bankgegevens of betaalgegevens | ||
| Foto’s | Gegevens over verricht vrijwilligerswerk | |||
| Video | … | |||
| Handtekening | … | |||
| x | Geslacht | … | ||
| x | Ondernemingsnummer | … | ||
| Waar worden de persoonsgegevens bewaard?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Op papier | |||
| Op een computer die zich in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| Op een computer die zich niet in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| In een mailbox | ||||
| x | In een Cloud service nl. OneDrive | |||
| In bepaalde softwareprogramma’s/onlineprogramma’s | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard? | Twee jaar na einde lidmaatschap | |||
| Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is of vul aan) |
x | Voorzitter/secretaris/penningmeester | ||
| x | Verantwoordelijke voor beheer van de database | |||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens beschermd of beveiligd?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Fysiek achter slot en grendel (bv. kast met slot/afgesloten kamer) | |||
| Documenten met persoonsgegevens zijn voorzien van paswoord | ||||
| x | Gebruikte systemen zijn voorzien van paswoord en login | |||
| Bestuurders en medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over privacy | ||||
| Er zijn afspraken inzake geheimhouding in de vereniging | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Waarvoor worden de persoons-gegevens juist gebruikt?
(kruis aan wat van toepassing is) |
x | Ledenadministratie | ||
| x | Verzekering | |||
| x | Informeren (uitnodigingen, infoblad, nieuwsbrief,…) | |||
| x | Verkrijgen van subsidies | |||
| x | Boekhouding | |||
| Het optimaliseren van website, dienstverlening,… | ||||
| Diensten/goederen leveren | ||||
| x | Wettelijke verplichtingen (bv rond leden, vrijwilligers,…) | |||
| … | ||||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens doorgegeven?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Leverancier of dienstverlener | |||
| Leden | ||||
| Andere verenigingen | ||||
| Koepelvereniging | ||||
| x | Verzekeraar | |||
| Bank | ||||
| Sponsor | ||||
| x | Personeel van uw vereniging (intern) | |||
| Poetsdienst | ||||
| IT-dienst (webhosting – IT-infrastructuur – softwareprogramma’s):… | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Dataregister Gezellen van ’t Groot Volk vzw Vrijwilligers |
| Groep van personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door de vereniging (kruis aan wat van toepassing is)
|
Leden (feitelijke vereniging) | Sponsors // schenkers | ||
| Werkende leden (vzw) | Sympathisanten | |||
| Toegetreden leden (vzw) | Leveranciers | |||
| x | Vrijwilligers | Websitegebruikers | ||
| Bestuurders | Abonnees | |||
| Deelnemers activiteiten | … | |||
| Rechtsgrond (schrappen wat niet past)
Noodzakelijkheid om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen
|
||||
| Welke persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is) |
x | Naam | Burgerlijke stand | |
| x | Rijksregisternummer | x | Nationaliteit | |
| Nummer identiteitskaart | x | Datum aanvang vrijwilligerswerk | ||
| x | Adres | x | Datum stopzetting vrijwilligerswerk | |
| x | E-mailadres | |||
| x | Telefoonnummer | |||
| x | GSM | |||
| x | Geboortedatum | |||
| Foto’s | x | Gegevens over verricht vrijwilligerswerk | ||
| Video | … | |||
| Handtekening | … | |||
| x | Geslacht | … | ||
| Ondernemingsnummer | … | |||
| Waar worden de persoonsgegevens bewaard?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Op papier | |||
| Op een computer die zich in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| Op een computer die zich niet in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| In een mailbox | ||||
| x | In een Cloud service : nl. OneDrive | |||
| In bepaalde softwareprogramma’s/onlineprogramma’s | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
(vul in) |
Twee jaar na beëindiging van vrijwilligerswerk | |||
| Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is of vul aan) |
x | Voorzitter/secretaris/penningmeester | ||
| x | Verantwoordelijke voor beheer van de database | |||
| x | Personen met verantwoordelijkheid in de vereniging met betrekking tot de vrijwilligers | |||
| Worden de persoonsgegevens beschermd of beveiligd?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Fysiek achter slot en grendel (bv. kast met slot/afgesloten kamer) | |||
| Documenten met persoonsgegevens zijn voorzien van paswoord | ||||
| x | Gebruikte systemen zijn voorzien van paswoord en login | |||
| Bestuurders en medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over privacy | ||||
| Er zijn afspraken inzake geheimhouding in de vereniging | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Waarvoor worden de persoons-gegevens juist gebruikt?
(kruis aan wat van toepassing is) |
x | Ledenadministratie | ||
| x | Verzekering | |||
| x | Informeren (uitnodigingen, infoblad, nieuwsbrief,…) | |||
| Verkrijgen van subsidies | ||||
| Boekhouding | ||||
| Het optimaliseren van website, dienstverlening,… | ||||
| Diensten/goederen leveren | ||||
| x | Wettelijke verplichtingen (bv rond leden, vrijwilligers,…) | |||
| … | ||||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens doorgegeven?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Leverancier of dienstverlener | |||
| Leden | ||||
| Andere verenigingen | ||||
| Koepelvereniging | ||||
| x | Verzekeraar | |||
| Bank | ||||
| Sponsor | ||||
| x | Personeel van uw vereniging (intern) | |||
| Poetsdienst | ||||
| IT-dienst (webhosting – IT-infrastructuur – softwareprogramma’s):… | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Dataregister Gezellen van ’t Groot Volk vzw Deelnemers activiteiten – Figuranten |
| Groep van personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door de vereniging (kruis aan wat van toepassing is)
|
Leden (feitelijke vereniging) | Sponsors // schenkers | ||
| Werkende leden (vzw) | Sympathisanten | |||
| Toegetreden leden (vzw) | Leveranciers | |||
| Vrijwilligers | Websitegebruikers | |||
| Bestuurders | Abonnees | |||
| x | Deelnemers activiteiten | x | Figuranten manifestaties en Ommegang | |
| Rechtsgrond (schrappen wat niet past)
Noodzakelijkheid – Gerechtvaardigde belangen + Wet/reglement
|
||||
| Welke persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is) |
x | Naam | Burgerlijke stand | |
| Rijksregisternummer | Nationaliteit | |||
| Nummer identiteitskaart | x | Maten kledij i.f.v. figuratie | ||
| x | Adres | |||
| x | E-mailadres | |||
| x | Telefoonnummer | |||
| x | GSM | |||
| x | Geboortedatum | |||
| x | Foto’s | |||
| x | Video | … | ||
| Handtekening | … | |||
| x | Geslacht | … | ||
| Ondernemingsnummer | … | |||
| Waar worden de persoonsgegevens bewaard?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Op papier | |||
| Op een computer die zich in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| Op een computer die zich niet in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| In een mailbox | ||||
| x | In een Cloud service nl. One Drive | |||
| In bepaalde softwareprogramma’s/onlineprogramma’s | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
|
5 jaar na het einde van de laatste manifestatie waaraan de betrokkene heeft deelgenomen. | |||
| Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is of vul aan) |
x | Voorzitter/secretaris/penningmeester | ||
| Bestuurders | ||||
| Alle werkende leden (vzw) | ||||
| Alle toegetreden leden (vzw) | ||||
| Alle leden (feitelijke vereniging) | ||||
| X | Personen met verantwoordelijkheid in de vereniging voor coördinatie, casting + regisseur | |||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens beschermd of beveiligd?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Fysiek achter slot en grendel (bv. kast met slot/afgesloten kamer) | |||
| Documenten met persoonsgegevens zijn voorzien van paswoord | ||||
| x | Gebruikte systemen zijn voorzien van paswoord en login | |||
| Bestuurders en medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over privacy | ||||
| Er zijn afspraken inzake geheimhouding in de vereniging | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Waarvoor worden de persoons-gegevens juist gebruikt?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Ledenadministratie | |||
| x | Verzekering | |||
| x | Informeren (uitnodigingen, infoblad, nieuwsbrief,…) | |||
| Verkrijgen van subsidies | ||||
| Boekhouding | ||||
| Het optimaliseren van website, dienstverlening,… | ||||
| Diensten/goederen leveren | ||||
| x | Wettelijke verplichtingen (bv rond leden, vrijwilligers,…) | |||
| … | ||||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens doorgegeven?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Leverancier of dienstverlener | |||
| Leden | ||||
| Andere verenigingen | ||||
| Koepelvereniging | ||||
| x | Verzekeraar | |||
| Bank | ||||
| Sponsor | ||||
| x | Personeel van uw vereniging (intern) | |||
| Poetsdienst | ||||
| x | IT-dienst (webhosting – IT-infrastructuur – softwareprogramma’s):… | |||
| … | ||||
| Dataregister Gezellen van ’t Groot Volk Sponsors |
||||
| Groep van personen waarvan persoonsgegevens worden verwerkt door de vereniging (kruis aan wat van toepassing is)
|
Leden (feitelijke vereniging) | X | Sponsors // schenkers | |
| Werkende leden (vzw) | Sympathisanten | |||
| Toegetreden leden (vzw) | Leveranciers | |||
| Vrijwilligers | Websitegebruikers | |||
| Bestuurders | Abonnees | |||
| Deelnemers activiteiten | … | |||
| Rechtsgrond
Noodzakelijkheid: Contract
|
||||
| Welke persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is) |
x | Naam | Burgerlijke stand | |
| x | Rijksregisternummer | Nationaliteit | ||
| Nummer identiteitskaart | ||||
| x | Adres | |||
| x | E-mailadres | |||
| x | Telefoonnummer | |||
| x | GSM | Google analytics / … | ||
| Geboortedatum | x | Bankgegevens of betaalgegevens | ||
| Foto’s | ||||
| Video | … | |||
| Handtekening | … | |||
| Geslacht | … | |||
| x | Ondernemingsnummer | … | ||
| Waar worden de persoonsgegevens bewaard?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Op papier | |||
| Op een computer die zich in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| Op een computer die zich niet in de verenigingslokalen bevindt | ||||
| In een mailbox | ||||
| x | In een Cloud service: nl. One Drive | |||
| In bepaalde softwareprogramma’s/onlineprogramma’s | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
|
5 jaar na eerste sponsoring
|
|||
| Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?
(kruis aan wat van toepassing is of vul aan) |
x | Voorzitter/secretaris/penningmeester | ||
| x | Bestuurders | |||
| Alle werkende leden (vzw) | ||||
| Alle toegetreden leden (vzw) | ||||
| Alle leden (feitelijke vereniging) | ||||
| x | Personen met verantwoordelijkheid in de vereniging betreffende financiën , budget ten en sponsoring | |||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens beschermd of beveiligd?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Fysiek achter slot en grendel (bv. kast met slot/afgesloten kamer) | |||
| Documenten met persoonsgegevens zijn voorzien van paswoord | ||||
| x | Gebruikte systemen zijn voorzien van paswoord en login | |||
| Bestuurders en medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over privacy | ||||
| Er zijn afspraken inzake geheimhouding in de vereniging | ||||
| … | ||||
| … | ||||
| Waarvoor worden de persoons-gegevens juist gebruikt?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Ledenadministratie | |||
| Verzekering | ||||
| Informeren (uitnodigingen, infoblad, nieuwsbrief,…) | ||||
| Verkrijgen van subsidies | ||||
| x | Boekhouding | |||
| Het optimaliseren van website, dienstverlening,… | ||||
| x | Diensten/goederen leveren | |||
| Wettelijke verplichtingen (bv rond leden, vrijwilligers,…) | ||||
| x | Sponsoring | |||
| … | ||||
| Worden de persoonsgegevens doorgegeven?
(kruis aan wat van toepassing is) |
Leverancier of dienstverlener | |||
| Leden | ||||
| Andere verenigingen | ||||
| Koepelvereniging | ||||
| Verzekeraar | ||||
| Bank | ||||
| Sponsor | ||||
| Personeel van uw vereniging (intern) | ||||
| Poetsdienst | ||||
| x | IT-dienst (webhosting – IT-infrastructuur – softwareprogramma’s):… | |||
| … | ||||
| … | ||||
| … | ||||
Let op: in zoverre de verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, heeft deze steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Dergelijke intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Ben je in dat geval? Neem dan met ons contact op!
Wat als er iets misloopt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De regels rond GDPR legt op dat bij een ernstige inbreuk op de beveiliging van gegevens van natuurlijke personen dit binnen de 72 uur aan alle betrokkenen moet worden gemeld. Die maatregel is van toepassing wanneer er een groot risico is voor de veiligheid en vrijheid van de betrokkenen.
Daarnaast zal er ook aangifte gedaan worden bij de bevoegde autoriteit gegevensbescherming volgens de daarvoor voorziene wettelijke procedures.
Tenslotte stellen wij dan ook alles in het werk om deze problemen zo snel mogelijk op te lossen en werken we ons beveiligingsbeleid bij om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden.
Kunnen jouw persoonsgegevens overgemaakt worden aan derden?
Indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zullen wij jouw persoonsgegevens delen met derde partijen
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derde partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Daarbuiten kunnen wij persoonsgegevens delen met derden partijen indien de betrokkene ons daarvoor toestemming geeft.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming wordt gegeven of dit noodzakelijk is.
Wat zijn jouw rechten?
Je hebt te allen tijde recht op inzage van jouw persoonsgegevens en je kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze in principe laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens.
Bovendien, heb je het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm) van je persoonsgegevens te bekomen of om de overdracht te vragen van de persoonsgegevens aan een derde partij. In deze gevallen kunnen wij aan jou vragen om je te legitimeren, voordat wij voldoen aan het verzoek.
Hoe wordt er omgegaan met beeldmateriaal?
De vereniging spring zorgvuldig om met foto’s en video.
De vereniging kan op evenementen, activiteiten, enz. van de vereniging ook foto’s en video maken. Dit wordt duidelijk geafficheerd op de activiteit. Deze beelden kunnen gebruikt worden voor de facebookpagina, website, sfeerreportages, archief, promomateriaal. Door deel te nemen aan deze evenementen en activiteiten geeft men impliciet toestemming om niet-geposeerde, spontane foto’s en sfeerbeelden te maken en gebruiken.
Daarnaast bestaan er uitzonderingen waarvoor geen toestemming vereist is (bv. een groep mensen).
Iedereen die (ook achteraf) een probleem heeft met het maken of gebruik van een foto kan eenvoudig contact opnemen van de vereniging.
Waar kan je terecht met klachten?
Je mag onze vereniging bij klachten altijd contacteren. De contactgegevens staan in deze privacyverklaring.
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be – contact@apd-gba.be )
[1] de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG ook wel bekend als de GDPR-verordening), in voege per 25 mei 2018 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens